Referat fra bestyrelsesmødet den 18. August 2009 
 

Afbud fra Michael  - Niels Rosenberg deltog som repræsentant for PR-udvalget 

1. Godkendelse af referatet fra 12. Maj 2009

Godkendt, med bemærkningen om at drøftelsen om æresmedlemmer skal på dagsordenen til næste bestyrelsesmøde.

Peter oplyste at Øl/vand ordningen kører. Fordelingen af indtægter og udgifter til de forskellige udvalg er vanskelig. Der blev drøftet forskellige muligheder. Det fastholdes at Peter fortsætter med at fylde barskabet op og at der holdes øje med indtægter og forbrug.  

Ejler oplyste at den efterlyste VHF er fundet.  

2a. Forslag om flytning af hjemmesiden fra DIF- Sitecore til Google.

Niels fremlage på PR-udvalget vegne forslaget om at flytte hjemmeside til f.eks. Google. PR-udvalget er ikke tilfredse med det den nuværende løsning kan bl.a. er der problemer med formularer og det er ikke tilfredsstillende at man skal vente på at rettelser er oploadet.

PR-udvalgets konklusion er at Google er mindst lige så funktionsdygtigt som DIF- Sitecore og så er det tilmed gratis i modsætning til den nuværende pris på 1.500 kr. pr. år.  

Bestyrelsen drøftede ønsket og der blev lagt vægt på at det ved en evt. flytning skal sikres:

• Brugervenlighed
• Hotline – support
• Brugervejledning
• Udvalg skal selv kunne ligge nye ting på siden

Konklusionen: Michael undersøger om Google lever op til de ovenstående krav. Nina og Henrik mødes med Michael og ser på hvordan Google fungerer i praksis. Ud fra ovenstående og med hensyn til ovenstående grav træffes der beslutning om evt. flytning af hjemmesiden.  

2b. Forsikring af bådene i Codan

Alle forsikringer på både er blevet gennemgået. Både med en værdi på under 10.000 kr. er udelukkende ansvarsforsikret. Samlet betyder det en besparelse på  1.500 kr. selvom de nye Tera joller er blevet forsikret både med ansvar og kasko.  

2c. Evt. valg af suppleant for revisor.

Da den ene af klubbens revisor tager på en længere udenlandsrejse og derfor ikke har mulighed for at revidere regnskabet drøftede bestyrelsen om der evt. skal udpeges en suppleant eller andre løsninger.

Vedtægterne rummer ikke mulighed for at udpege suppleanter. Bestyrelsen konkluderede:

- at regnskabet i år revideres at den ene revisor

- regnskabet påføres en bemærkning om at det kun er revideret af den ene revisor

- generalforsamlingen skal godkende det

- forslag om vedtægtsændringer, så  der kan vælges suppleanter for revisorerne. 

2d. Børneattester

Arbejdet med børneattester er ved at være på plads. Henrik modtager oplysningerne, underskriver og indsender.

Idrætsrådet Halsnæs har besluttet at der i ansøgningen om tilskud til aktiviteter skal oplyses om der er udarbejdet børneattester eller ej. Derfor er det vigtig at det er på plads.  

2e. Orientering om adm.sys. ”Foreningspakken”

DIF har i juni oplyst at der forhandles om en videreførelse af systemet. Der er på nuværende tidspunkt ikke nogen løsning. Hvis der ikke kommer en løsning lukkes systemet. Vi afventer og håber der kommer en løsning.  

2f.  Evaluering af DM for Folkebåde.

Der er fra alle sider ros for afviklingen af stævnet. Stævnet giver et overskud på 47.500 kr. – heraf 25.000 kr. kontante sponsorater. Der var 37 deltagende både.

Der har været en fantastisk opbakning fra medlemmerne – i alt var der 55 hjælpere.

Ved fremtidige stævner skal det vurderes om antallet af hjælpere skal sættes ned. Erfaringen viser at der er behov for flere til oprydning, flere barvagter pr. person, og måske skal man købe 2 personer til afrydning fra festen.

En stor omkostning var betalingen af festmiddagen for alle hjælperne – ca. 10.000 kr. – skal dette fastholdes ved andre stævner? – eller kan der opkræves en delvis egenbetaling?

Festen i telt udenfor klubhuset var en succes. Det kostede ca. 10.000 kr. at leje teltet, men det var godt givet ud! Ved fremtidige stævner kan man evt. bede deltagende klubber om at betale halvdelen af denne udgift.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og tilsluttede sig de overvejelser som stævneledelsen havde fremlagt.

3. Orientering fra Forretningsudvalget

Lis oplyste at det ser ud til at årets resultat ender med et nul – meget tilfredsstillende da vi havde budgetteret med et underskud.  

4. Orientering fra udvalgene

Tom: Tera-jollerne bliver brugt godt – de unge kan hurtigt klare dem. Desværre er der forsvundet en mast og bom til Europajollen og skødet er skåret over; skøderne til Tera-jollerne er også forsvundet.

Lige nu sejles der 2 dage og der er mange deltager. Der planlægges med sejladser om søndagen i september. Sidst i september foretages der oprydning.  

Karin: Sejlerskolen afvikler deres aktiviteter som planlagt. Det er nødvendigt at supplere udvalget. Der er pt. kun 3 personer tilbage – så der er MEGET brug for flere udvalgsmedlemmer. 

Ejler: Der er fuld gang i renoveringen af dommertårnet. Pengene til renoveringen skal tages fra kapsejladsudvalgets budget. Henrik Simonsen er ved at reparere under vinduerne i juniorrummet, da der kommer vand ind.

Ejler oplyste at han på den kommende generalforsamling trækker sig fra udvalget.  

Peter: Vanskeligt at slå græsset der hvor alle jollerne står – et stor arbejde at flytte dem. De øgende aktiviteter i huset betyder et merforbrug på vand og el. Peter vil gerne kunne tjekke i medlemskartoteket om personer der ønsker at låne klubhuset er medlemmer.  

Knold: Udvalget på de 6 personer er efterhånden ned på 2 – 2 sygemeldte og 2 svarer ikke på henvendelser. Der planlægges med 1 arrangement hver måned – og de fleste aftaler er på plads.  

Evt.: der mangler budget fra Kabysudvalget; Kapsejladsudvalget og kludhusudvalget.

Knold oplyste at han af personlige årsager stopper ved generalforsamlingen. Gert takkede klubben for lån af huset til bestyrelsessammenkomst for Havnenes bestyrelse. Gert orienterede om Havnens samarbejde med DSRS – der oprettes en redningsstation på havnen.